Sociaal Beleid Domstad Jeugdorkest

Inleiding

Het Domstad Jeugdorkest (DJO) biedt aan ruim honderdvijfenzeventig jongeren de mogelijkheid om samen muziek te leren maken. In het visiedocument stelt het DJO dat de volgende doelstelling nagestreefd wordt:

De muziekbeoefening door jeugdigen, in het bijzonder het samenspel in ensemble en orkest te bevorderen. Dat doen we door middel van oefening en uitvoering waarbij zoveel mogelijk ruimte wordt gelaten voor zelfwerkzaamheid en eigen initiatief van de spelers.

Een van de basisvoorwaarden voor het bereiken van deze doelstelling is dat kinderen en jongeren van het DJO zich veilig voelen. In dit sociaal beleid beschrijven we wat we als DJO doen om deze veiligheid te stimuleren en te borgen, wat we van onze dirigenten en vrijwilligers verwachten en wat onze verwachtingen zijn van de leden.

Visie op sociaal veilige omgeving binnen DJO

Het DJO wil dat musicerende kinderen en jongeren zich veilig voelen in hun orkest en dat iedereen die bij het DJO betrokken is in een prettige omgeving zijn of haar taken kan uitvoeren. Dirigenten, orkestouders en andere vrijwilligers spelen een belangrijke rol in het creëren van een sociaal veilige omgeving voor de leden. Ouders spelen een belangrijke rol in het begeleiden van hun kinderen bij het voldoen aan de verwachtingen die gesteld worden.

Een sociaal veilige omgeving is een omgeving waar iedereen zichzelf kan zijn, waar ruimte is voor het maken van fouten, en aandacht is voor plezier en ontwikkeling. Bij het DJO is samen muziek maken de reden om lid te zijn. Samen muziek maken houdt teamwerk in. Teamwerk vraagt vertrouwen, betrokkenheid en verantwoordelijkheid. Goed met elkaar om (willen) gaan is daarvoor de basis.

Een sociaal veilige omgeving kent ook grenzen. Regels bieden houvast en duidelijkheid. Ze zijn belangrijk omdat iedereen zich prettig en veilig moet voelen bij het DJO. Dit kan alleen wanneer we elkaar in onze waarde laten en elkaar met respect behandelen. Wij vragen van alle medewerkers, orkestleden, vrijwilligers en ouders dat zij meewerken aan het naleven van de orkest- en omgangsregels.

Een sociaal veilige omgeving, hoe doen we dat?

Een sociaal veilige omgeving lijkt vanzelfsprekend, maar ontstaat niet vanzelf. Waar veel verschillende mensen samenkomen, biedt het hebben van gezamenlijke afspraken duidelijkheid en een kader om op terug te vallen. Het DJO zet daarvoor de volgende instrumenten in:

Omgangsregels voor alle volwassenen die werken met onze leden. In de regels beschrijven we watwel en niet gewenst is in de omgang tussen dirigenten, vrijwilligers en leden. We vragen iedereen die bij het DJO komt werken of vrijwillig taken uitvoert om deze omgangsregels te ondertekenen.
Orkestregels voor alle leden. In deze regels beschrijven we wat we verwachten van onze leden om samen de sociaal veilige omgeving te creëren waarin leden plezier hebben en zich kunnen ontwikkelen.
Dirigenten, orkestouders en bestuursleden vragen we een Verklaring omtrent Gedrag (VOG) te overleggen. Voor vrijwilligers kan via het DJO gratis een VOG worden aangevraagd. De VOG is voorwaarde om te kunnen werken met onze leden.
Een vertrouwenspersoon. Het DJO heeft een vertrouwenspersoon aangesteld met wie leden of hun ouders contact kunnen opnemen indien ze meldingen of vragen hebben over de veiligheid binnen het orkest. Dit geldt eveneens voor de vrijwilligers en medewerkers binnen het DJO.

Hieronder beschrijven we de verschillende instrumenten en geven een korte toelichting.

1. Omgangsregels Domstad Jeugdorkest

Alle dirigenten en iedere vrijwilliger van het DJO onderschrijft de doelstellingen en het reglement van het DJO en houdt zich aan de in het document beschreven omgangsregels. In de omgangsregels staat beschreven wat wel of niet toelaatbaar is de omgang met onze leden. Regels zijn belangrijk omdat iedereen zich prettig en veilig moet kunnen voelen bij het DJO. Dit kan alleen wanneer we elkaar in onze waarde laten en elkaar met respect behandelen. Alle vormen van ongelijkwaardige behandeling, zoals pesten, machtsmisbruik, discriminerende, racistische, seksistische of (seksueel) intimiderende gedragingen of opmerkingen, of het hiertoe aanzetten, vinden wij ontoelaatbaar. Wij vragen van alle medewerkers, vrijwilligers en ouders dat zij meewerken aan het naleven van de orkest- en omgangsregels.

Niet alles dat kwetst kun je in regels opschrijven, maar dat wil niet zeggen dat het daarmee wel toelaatbaar is. Eén duidelijke grens is er wel te geven en dat is de grens dat seksuele handelingen, contacten en opmerkingen tussen medewerkers/vrijwilligers en orkestleden ontoelaatbaar zijn.[1]

De omgangsregels zijn te vinden in bijlage 1.

2. Orkestregels voor de leden

De orkestregels beschrijven de binnen het DJO gangbare gebruiken en afspraken. De regels hebben een tweeledig doel: ondersteuning van de (muzikale) doelstelling én het zorgen voor een sociaal veilige omgeving. De orkestregels benadrukken dat ieder lid gelijkwaardig is en ook zo met elkaar om wil gaan. De regels bieden duidelijkheid en voorspelbaarheid: ze geven aan waar iedereen op kan rekenen en op kan vertrouwen. Afwijken van de regels is grond voor de vraag of iemand wel echt aan het DJO mee kan en wil doen. Met die insteek zijn de orkestregels ook een handvat voor de orkestouders in gesprekken met leden. Natuurlijk zijn uitzonderingen mogelijk en is maatwerk noodzakelijk, maar grote of structurele afwijkingen van de regels zijn aanleiding voor gesprekken met de leden of hun ouders over hun situatie en de keuzes die ze daarin maken. Als die keuzes het functioneren van het orkest belemmeren is het aan de orkestouders en in voorkomende gevallen aan het bestuur, om leden daarop te wijzen.

De orkestregels worden bij de aftrap van het nieuwe orkestseizoen door de dirigent en orkestouders onder de aandacht gebracht bij de leden. De orkestregels voor de leden zijn te vinden in bijlage 2.

3. Verklaring omtrent het gedrag (VOG)

Algemeen
Het DJO vraagt al zijn medewerkers en vrijwilligers om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Met deze verklaring toon je aan dat je niet veroordeeld bent voor ernstige delicten, zoals een zeden- of geweldsdelict. Het aanvragen van VOG’s is voor organisaties die werken met minderjarigen inmiddels staande praktijk. Het DJO ziet het eveneens als een aanzet om het onderwerp van grensoverschrijdend gedrag bespreekbaar te maken.

Wie en voor hoe lang?
Het DJO vraagt elke dirigent en elke orkestouder of bestuurslid bij aanstelling om een VOG. De verklaring mag niet ouder zijn dan vijf jaar en dient elke vijf jaar vernieuwd worden.

Hoe aan te vragen?
Het DJO kan gebruik maken van een landelijke regeling waardoor het bestuur voor vrijwilligers gratis een VOG kan aanvragen. Deze gratis VOG wordt door het DJO digitaal aangevraagd bij het Ministerie van Veiligheid en Justitie (Justis) op www.gratisvog.nl. De gratis VOG is bestemd voor vrijwilligers die werken met kinderen. Het DJO heeft daarvoor van iedere vrijwilliger de volgende gegevens nodig:

Voorletters en achternaam
Geboortedatum
E-mailadres

Vervolgens ontvangt de vrijwilliger via het DJO een bericht met een link om de aanvraag af te ronden. De vrijwilliger vult zelf gegevens als het BSN-nummer in, dergelijke gegevens hebben wij niet nodig.

Beroepskrachten (de dirigenten) vragen zelf een VOG aan bij de gemeente. Het aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag Natuurlijke Personen (VOG NP) is verkrijgbaar bij de gemeente en te downloaden via internet bij www. Justis.nl. De dirigent vult het aanvraagformulier in en levert dit in bij het gemeentehuis/loket in de eigen woonplaats. De aanvraag moet voorzien zijn van een handtekening van de secretaris van het DJO.

4. Vertrouwenspersoon binnen het DJO

Ondanks alle zorgvuldigheid, een visie op een veilig klimaat, omgangsregels voor leden, medewerkers en vrijwilligers kunnen er zich situaties voordoen waarbij leden, dirigenten of vrijwilligers zich niet prettig voelen. Voor situaties waar de gebruikelijke weg via dirigent, orkestouders of bestuur niet toereikend of passend is, heeft het bestuur een vertrouwenspersoon benoemd. De vertrouwenspersoon is onafhankelijk en kan zodoende uitkomst bieden als de gebruikelijke weg faalt. De vertrouwenspersoon is aangesteld voor alle orkestleden, hun wettelijke vertegenwoordigers, vrijwilligers en medewerkers van het DJO. Leden of hun ouders kunnen contact met de vertrouwenspersoon opnemen indien ze meldingen, vragen of klachten hebben over de veiligheid binnen het orkest.

Rol van de vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon biedt steun en opvang en weet welke wegen bewandeld moeten worden om tot een juiste oplossing te komen. Indien nodig en alleen op verzoek van de klager speelt de vertrouwenspersoon de klacht of vraag door naar andere partijen binnen of buiten het DJO. De vertrouwenspersoon ondersteunt bij het vervolgtraject. De vertrouwenspersoon geeft voorlichting, dient als klankbord en helpt bij het doen van een melding, het indienen van een klacht of doen van aangifte.

De vertrouwenspersoon registreert zaken anoniem en brengt zodanig verslag uit aan de voorzitter en secretaris van het bestuur dat gegevens niet verwijzen naar een persoon.

De positie en de taken van de vertrouwenspersoon staan beschreven in bijlage 3.

Bijlage 1 Omgangsregels medewerkers en vrijwilligers van het Domstad Jeugdorkest

Respect

We zorgen voor een omgeving en een sfeer waarbinnen het orkestlid zich veilig en gerespecteerd voelt.
In de omgang houd ik rekening met de grenzen van de ander.
We respecteren het privéleven van het orkestlid, we vragen er alleen naar als dat functioneel noodzakelijk is.
We respecteren de privacy en integriteit van orkestleden tijdens orkestweekenden en activiteiten door ons niet te begeven in privévertrekken, zoals slaapzalen, omkleed- en badruimtes etc., tenzij dat vanwege de orde en/of veiligheid noodzakelijk is.
Ik stel geen ongepaste vragen en maak geen ongewenste opmerkingen over iemands persoonlijke leven of uiterlijk.

Geen ongewenste benadering

Ik kom nooit ongewenst te dichtbij (fysiek of in communicatie) en raak orkestleden nooit tegen zijn of haar wil aan.

Bescherming

We beschermen elk orkestlid naar vermogen tegen vormen van ongelijkwaardige behandeling en zien er actief op toe dat de omgangsregels door iedereen die bij het orkestlid is betrokken, worden nageleefd.
Als ik gedrag signaleer dat niet in overeenstemming is met onze omgangsregels maak ik hiervan melding bij het bestuur of de daarvoor door het bestuur aangewezen vertrouwenspersoon.

Overige

Ik ontvang of geef geen (im)materiële vergoedingen die niet in verhouding staan tot wat ik doe.
Als er iets gebeurt waar de omgangsregels niet (direct) in voorzien of als ik twijfel over de toelaatbaarheid van bepaald gedrag handel ik in de geest van de regels. Zo nodig neem ik daarover contact op met de vertrouwenspersoon.

Overtreding van deze omgangsregels kan disciplinaire maatregelen tot gevolg hebben. Wanneer een vrijwilliger of medewerker wordt verdacht van strafbare feiten zal het bestuur de daartoe geëigende maatregelen treffen met inschakeling van instanties die daarvoor nodig zijn.

Hiermee verklaar ik dat ik de omgangsregels ken en volgens de omgangsregels zal handelen.

Ondertekening medewerker/vrijwilliger

Ondertekening Bestuur DJO

Bijlage 2 Orkestregels voor de leden

Ik ben aanwezig. Het is teamwerk en daar hoor je dus ook bij te zijn.
Als ik niet kan komen meld ik me op tijd af.

Mocht je echt niet kunnen of je bent ziek, meld je dan zo snel mogelijk af op de manier waarop dat binnen het orkest gebruikelijk is:

Whatsapp/sms bericht of e-mail naar één van de orkestouders of
Via het absentieformulier

Stuur ook een bericht aan je sectie (via Whatsapp, bijvoorbeeld)

We beginnen op tijd.

De repetities beginnen om 16:00 uur met uitpakken en stemmen. Om 16:15 uur zit je speelklaar en starten we.

Als je te laat komt, wacht je buiten het repetitielokaal totdat de orkestouder je binnenlaat. Als je van tevoren weet dat je (structureel) te laat gaat komen, meld je dat bij de orkestouders én bij je sectie.

Ik heb mijn eigen bladmuziek bij me.

Je muziek krijg je meestal digitaal, via de orkestmails. Zorg dat je de muziek print en bij je hebt in een map.

Tijdens de repetities repeteren we samen, dat betekent:
Je mobiel is uit tijdens de repetities en in je tas. Dus niet op de lessenaar of in je zak.
Je luistert in stilte naar de anderen, ook al heb je even niets te spelen.
Kletsen en discussiëren doe je buiten de repetitie, dus vooraf, achteraf en in de pauze.
De dirigent geeft tijdens de repetitie aanwijzingen, de orkestleden niet. Aanvoerders mogen binnen de eigen sectie aanwijzingen geven op een wijze die de repetitie niet verstoort.
In de gangen en op de trappen ben ik rustig. Het gebruik van de lift is alleen voor grote instrumenten of leden van het DJO met een fysieke beperking.
In de pauze blijf ik bij mijn orkest. Je loopt naar de limonadeplek en daarna weer terug naar het repetitielokaal. Je zwerft niet door het gebouw.
Ik respecteer de instrumenten van anderen. Dat betekent dat je ze laat liggen/staan waar ze zijn neergelegd.
Thuis oefenen hoort erbij, en je vraagt zo nodig ook hulp aan je muziekdocent. Werk aan de stukjes waarvoor de dirigent speciale aandacht heeft gevraagd (huiswerk).
Na afloop van de repetitie help ik met opruimen van stoelen en muziekstandaarden.

Studieweekenden

Studieweekenden horen erbij, ik ben daarbij aanwezig.
Ik luister naar de orkest- en/of hulpouders.

Orkestouders en hulpouders zorgen voor een soepel verloop van het weekend. Vragen, wensen of opmerkingen die van belang zijn kun je kwijt bij de orkestouders.

Wat laat ik thuis:
Mobiele telefoon. Toch een mobiel mee? Die lever je ’s avonds voor het slapen gaan in bij de orkestouders of nachtouders (’s morgens weer terug)
(Zak)messen.
Snoep, energy drinks, drugs en alcohol.
Apparatuur om muziek mee te versterken.
Ik houd rekening met anderen; er zijn kinderen die op tijd willen slapen. Als de nachtouders dat aangeven is het stil.
’s Nachts blijf ik binnen.
We houden samen de ruimtes schoon en netjes.
Bedden blijven op hun plek, vanwege de brandveiligheid
Eén bed per orkestlid en een orkestlid per bed. Iedereen slaapt in zijn eigen bed. De nachtouders zorgen dat iedereen volgens de indeling op de kamers slapen en bepalen wanneer het echt stil moet zijn.

Als ik me niet aan de afspraken houd heeft dat gevolgen. Als blijkt dat je toch drugs of alcohol bij je hebt, of je ligt met meer personen in één bed, of je wordt ’s nachts buiten het gebouw aangetroffen, of je veroorzaakt na twee waarschuwingen nog steeds onrust, dan worden je ouders gebeld om je per direct op te halen.

Concerten

Ik ben aanwezig.

Muziek maak je samen en dus hoor je erbij te zijn. Mocht je echt niet kunnen of je bent ziek, meld je dan af via de gebruikelijke kanalen.

Ik ben op tijd.

Orkestouders geven aan wanneer je aanwezig moet zijn voor aanvang van het concert. Vaak is er nog een korte repetitie voorafgaand aan de uitvoering.

Ik heb mijn eigen bladmuziek, standaard, plankje e.d. bij me

Ik draag passende kleding.

Voorafgaand aan het concert geeft de orkestouder kledinginstructie. Doorgaans draag je tijdens een concert zwarte kleding.

Bijlage 3 Vertrouwenspersoon

Rol van de Vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon van het DJO biedt steun en opvang en weet welke wegen bewandeld moeten worden om tot een juiste oplossing te komen. Indien nodig en alleen op verzoek van de klager speelt de vertrouwenspersoon de klacht of vraag door naar andere partijen binnen of buiten het DJO. De vertrouwenspersoon ondersteunt bij het vervolgtraject. De vertrouwenspersoon geeft voorlichting, dient als klankbord en helpt bij het indienen van een klacht of doen van een melding.

Positie

De vertrouwenspersoon adviseert, gevraagd dan wel ongevraagd, het DJO-bestuur op het gebied van de in deze regeling opgesomde aan hem/haar toebedeelde taken;
Deze adviesfunctie vervult de vertrouwenspersoon met inachtneming van de noodzakelijke, bij de functie passende, vertrouwelijkheid en geheimhouding;
De functie van vertrouwenspersoon valt niet te combineren met een functie als orkestouder, bestuurslid of een commissie van het DJO of diens partner;
De vertrouwenspersoon staat vermeld op de website van het DJO. Daar staat ook vermeld hoe de vertrouwenspersoon bereikbaar is.

Taken

De taken van de vertrouwenspersoon zijn:

Opvang en begeleiding

Opvang, advisering en begeleiding van orkestleden en alle bij het DJO betrokken personen die signalen afgeven dan wel klachten kenbaar maken over ongewenst gedrag (discriminatie, seksuele intimidatie, agressie of geweld en pesten);
Klagers in dezen behulpzaam zijn en het geven van feitelijke informatie aan een eventuele bemiddelaar als betrokkene bemiddeling zinnig acht;
Beschikbaar zijn voor en advies leveren aan orkestleden en alle bij DJO betrokkenendie zich zorgen maken dat binnen en rondom de orkesten het welzijn, de gezondheid of de veiligheid van andere orkestleden of andere betrokkenen wordt bedreigd dan wel signalen denken te krijgen dat dit het geval is;

Advisering

Indien nodig of gewenst voeren van overleg met voorzitter en secretaris van het bestuur van DJO over het voorkomen, wegnemen en afhandelen van ongewenst gedrag;
Door middel van advies bijdragen aan activiteiten binnen DJO gericht op het voorkomen van ongewenst gedrag, aan de optimalisering van de gezondheid en de veiligheid van orkestleden en andere bij DJO betrokkenenen aan het bewustwordingsproces inzake vereiste omgangsvormen;
Bijdragen aan het actualiseren van het beleid binnen DJO inzake veiligheid en gezondheid;
Eventueel voorstellen doen tot wijziging van bepaalde werkwijzen of situaties naar aanleiding van concrete signalen van orkestleden of andere bij DJO betrokkenen. In geval van acuut gevaar voor hun welzijn, veiligheid of gezondheid interveniëren in werkwijzen of situaties;

Doorverwijzing

Eventueel doorverwijzen naar andere (externe) hulpverleningsinstanties of het begeleiden van orkestleden of anderen van DJO bij en tijdens vervolgprocedures.

Aangifte

Redelijke vermoedens van ‘ongewenst gedrag’ kunnen in uiterste instantie leiden tot aangifte bij de politie. Uiteraard zal in dergelijke gevallen eerst contact worden opgenomen met het bestuur, tenzij het een bestuurslid betreft. In geval van aangifte is het bestuur gehouden aan maximale medewerking aan het onderzoek dat daaruit voortvloeit.

Vertrouwelijkheid, geheimhouding

De vertrouwenspersoon gaat vertrouwelijk met meldingen om en zal informatie nooit met andere delen zonder dat de melder daar expliciete toestemming voor heeft gegeven. Iedereen die op de hoogte is gebracht van feiten of in het bezit is gekomen van schriftelijke stukken over een (mogelijk) geval van ‘ongewenst gedrag’ is verplicht tot geheimhouding van deze feiten tegenover derden en draagt er zorg voor dat bedoelde stukken niet onder ogen van derden komen zonder medeweten en akkoord van betrokkene(n). Vermelding van namen en personen kan slechts voor zover dit naar het oordeel van de vertrouwenspersoon én melder noodzakelijk is.

Verantwoording

De vertrouwenspersoon is alleen verantwoording verschuldigd aan het bestuur, waarbij deze geheimhouding en vertrouwelijkheid in acht neemt. De vertrouwenspersoon houdt een logboek bij dat alleen voor eigen gebruik is.

Werkwijze

De werkwijze van de vertrouwenspersoon wordt gekenmerkt door omzichtigheid en vertrouwelijkheid en kan bestaan uit advisering, begeleiding en zoeken naar een bemiddelaar. Zelf heeft de vertrouwenspersoon niet de rol van bemiddelaar vanwege het uitgangspunt dat de vertrouwenspersoon altijd naast de klager staat. Daar waar mogelijk stimuleert de vertrouwenspersoon melder zelf tot een oplossing te komen waarbij de vertrouwenspersoon ondersteunend kan zijn.
Bij de afweging over zijn opstelling houdt de vertrouwenspersoon rekening met het volgende:

De aard van de problemen waarop de melding betrekking heeft;
Het persoonlijk belang en welzijn van melder.
Bij een zedenmisdrijf of mishandeling heeft de vertrouwenspersoon aangifteplicht.

De vertrouwenspersoon gaat ook zorgvuldig om met de belangen van anderen en de belangen van het DJO.

Registratie

De vertrouwenspersoon registreert de meldingen anoniem en brengt jaarlijks een verslag uit aan de voorzitter en secretaris van het bestuur op zo’n manier dat de gegevens niet verwijzen naar een persoon.

Slotbepalingen

Deze regeling wordt vastgesteld en gewijzigd door het bestuur.
Het bestuur zorgt voor communicatie over deze regeling onder de orkestleden en andere betrokkenen.
Het blijft altijd mogelijk om een melding of aangifte te doen bij andere personen of instanties, zoals politie en/of de civiele of strafrechter.

[1] conform artikel 249 van het Wetboek van Strafrecht. Iedere vorm van seksuele toenadering beneden de 16 jaar is verboden (artikelen 244, 245, 247, 248a, 249). Bovendien geldt bij de straffen die op alle zedenfeiten staan, ook een strafverhoging indien dit gebeurt ten aanzien van personen die in een kwetsbare positie staan (artikel 248). Ook het maken van afbeeldingen van seksuele gedragingen van iemand die nog geen 18 jaar is, is verboden (artikel 240b Wetboek van Strafrecht).