Rol van de Vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon van het DJO biedt steun en opvang en weet welke wegen bewandeld moeten worden om tot een juiste oplossing te komen. Indien nodig en alleen op verzoek van de klager speelt de vertrouwenspersoon de klacht of vraag door naar andere partijen binnen of buiten het DJO.  De vertrouwenspersoon ondersteunt bij het vervolgtraject.  De vertrouwenspersoon geeft voorlichting, dient als klankbord en helpt bij het indienen van een klacht of doen van een melding.

Positie

1. De vertrouwenspersoon adviseert, gevraagd dan wel ongevraagd, het DJO-bestuur op het gebied van de in deze regeling opgesomde aan hem/haar toebedeelde taken;
2. Deze adviesfunctie vervult de vertrouwenspersoon met inachtneming van de noodzakelijke, bij de functie passende, vertrouwelijkheid en geheimhouding;
3. De functie van vertrouwenspersoon valt niet te combineren met een functie als orkestouder, bestuurslid of een commissie van het DJO of diens partner;
4. De vertrouwenspersoon staat vermeld op de website van het DJO. Daar staat ook vermeld hoe de vertrouwenspersoon bereikbaar is.

Taken

De taken van de vertrouwenspersoon zijn:

Opvang en begeleiding

1. Opvang, advisering en begeleiding van orkestleden en alle bij het DJO betrokken personen die signalen afgeven dan wel klachten kenbaar maken over ongewenst gedrag (discriminatie, seksuele intimidatie, agressie of geweld en pesten);
2. Klagers in dezen behulpzaam zijn en het geven van feitelijke informatie aan een eventuele bemiddelaar als betrokkene bemiddeling zinnig acht;
3. Beschikbaar zijn voor en advies leveren aan orkestleden en alle bij DJO betrokkenendie zich zorgen maken dat binnen en rondom de orkesten het welzijn, de gezondheid of de veiligheid van andere orkestleden of andere betrokkenen wordt bedreigd dan wel signalen denken te krijgen dat dit het geval is;

Advisering

1. Indien nodig of gewenst voeren van overleg met voorzitter en secretaris van het bestuur van DJO over het voorkomen, wegnemen en afhandelen van ongewenst gedrag;
2. Door middel van advies bijdragen aan activiteiten binnen DJO gericht op het voorkomen van ongewenst gedrag, aan de optimalisering van de gezondheid en de veiligheid van orkestleden en andere bij DJO betrokkenenen aan het bewustwordingsproces inzake vereiste omgangsvormen;
3. Bijdragen aan het actualiseren van het beleid binnen DJO inzake veiligheid en gezondheid;
4. Eventueel voorstellen doen tot wijziging van bepaalde werkwijzen of situaties naar aanleiding van concrete signalen van orkestleden of andere bij DJO betrokkenen. In geval van acuut gevaar voor hun welzijn, veiligheid of gezondheid interveniëren in werkwijzen of situaties;

Doorverwijzing

1. Eventueel doorverwijzen naar andere (externe) hulpverleningsinstanties of het begeleiden van orkestleden of anderen van DJO bij en tijdens vervolgprocedures.

Aangifte

Redelijke vermoedens van ‘ongewenst gedrag’ kunnen in uiterste instantie leiden tot aangifte bij de politie. Uiteraard zal in dergelijke gevallen eerst contact worden opgenomen met het bestuur, tenzij het een bestuurslid betreft. In geval van aangifte is het bestuur gehouden aan maximale medewerking aan het onderzoek dat daaruit voortvloeit.

Vertrouwelijkheid, geheimhouding

De vertrouwenspersoon gaat vertrouwelijk met meldingen om en zal informatie nooit met andere delen zonder dat de melder daar expliciete toestemming voor heeft gegeven. Iedereen die op de hoogte is gebracht van feiten of in het bezit is gekomen van schriftelijke stukken over een (mogelijk) geval van ‘ongewenst gedrag’ is verplicht tot geheimhouding van deze feiten tegenover derden en draagt er zorg voor dat bedoelde stukken niet onder ogen van derden komen zonder medeweten en akkoord van betrokkene(n). Vermelding van namen en personen kan slechts voor zover dit naar het oordeel van de vertrouwenspersoon én melder noodzakelijk is.

Verantwoording

De vertrouwenspersoon is alleen verantwoording verschuldigd aan het bestuur, waarbij deze geheimhouding en vertrouwelijkheid in acht neemt.  De vertrouwenspersoon houdt een logboek bij dat alleen voor eigen gebruik is.

Werkwijze

1. De werkwijze van de vertrouwenspersoon wordt gekenmerkt door omzichtigheid en vertrouwelijkheid en kan bestaan uit advisering, begeleiding en zoeken naar een bemiddelaar. Zelf heeft de vertrouwenspersoon niet de rol van bemiddelaar vanwege het uitgangspunt dat de vertrouwenspersoon altijd naast de klager staat. Daar waar mogelijk stimuleert de vertrouwenspersoon melder zelf tot een oplossing te komen waarbij de vertrouwenspersoon ondersteunend kan zijn.
2. Bij de afweging over zijn opstelling houdt de vertrouwenspersoon rekening met het volgende:

• De aard van de problemen waarop de melding betrekking heeft;
• Het persoonlijk belang en welzijn van melder.
• Bij een zedenmisdrijf of mishandeling heeft de vertrouwenspersoon aangifteplicht.

De vertrouwenspersoon gaat ook zorgvuldig om met de belangen van anderen en de belangen van het DJO.

Registratie

De vertrouwenspersoon registreert de meldingen anoniem en brengt jaarlijks een verslag uit aan de voorzitter en secretaris van het bestuur op zo’n manier dat de gegevens niet verwijzen naar een persoon.

Slotbepalingen

1. Deze regeling wordt vastgesteld en gewijzigd door het bestuur.
2. Het bestuur zorgt voor communicatie over deze regeling onder de orkestleden en andere betrokkenen.
3. Het blijft altijd mogelijk om een melding of aangifte te doen bij andere personen of instanties, zoals politie en/of de civiele of strafrechter.

[1] conform artikel 249 van het Wetboek van Strafrecht. Iedere vorm van seksuele toenadering beneden de 16 jaar is verboden (artikelen 244, 245, 247, 248a, 249). Bovendien geldt bij de straffen die op alle zedenfeiten staan, ook een strafverhoging indien dit gebeurt ten aanzien van personen die in een kwetsbare positie staan (artikel 248). Ook het maken van afbeeldingen van seksuele gedragingen van iemand die nog geen 18 jaar is, is verboden (artikel 240b Wetboek van Strafrecht).